Chart of Account ( COA )

CHART OF ACCOUNT ( COA )

Chart of Account (COA) adalah suatu daftar atau table akun yang dibuat dan disusun secara sistematis, didalamnya tersusun unsur-unsur kode akun atau nama akun yang sudah dikelompokkan sebelumnya. Fungsi dari COA adalah untuk mengontrol keuangan perusahaan sehingga dapat diproses dengan mudah dan hasilnya adalah laporan keuangan perusahaan tersebut tersusun secara rapi.

Didalam sebuah system atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda. Nama – nama akun ini umumnya disusun secara baku oleh perusahaan, namun setiap perusahaan belum tentu memiliki kesamaan satu sama lain.

Tipe-tipe akun :

Untuk merancang struktur Chart of Account(COA) harus mengikuti dulu tipe-tipe akun yang didefinisikan dari masing-masing akun. Tipe-tipe akun yang terpenting adalah :

1.    ASSET

Asset atau yang disebut dengan harta perusahaan. Contoh : kas kecil (cash), kas di Bank, gedung, stok gudang, piutang.

2.    Liabiliti

Liabiliti sering juga disebut dengan kwajiban perusahaan. Contoh :  hutang, pinjaman bank, hutang  bunga.

3.    Equty

Equity disebut juga dengan modal perusahaan. Contoh : saham, investor individu/perusahaan.

4.    Revenue / Income

Revanue atau yang disebut dengan pendapatan kotor perusahaan. Pendapatan dan penjualan barang/jasa, pendapatan bunga Bank.

5.    Ekspense

Ekspense juga disebut dengan biaya/pengeluaran operasional perusahaan. Contoh : listrik dan air, sewa, gaji karyawan, depresiasi/penyusutan asset, asuransi.

Agar penyusutan-penyusutan akun menjadi sistemasit setiap akun umumnya disusun berdasarkan induk akun dan anak akun. Setiap akun yang masih memiliki anak akun, tipenya harus view dan akun yang sudah tidak memiliki anak kaun tipenya harus disesuaikan dengan akun tersebut.

Keterangan Tipe lain :

·         Regular, tipe akun untuk transaksi umum (penjualan, pembelian, inventory dll).

·         ReceivableI, tipe akun untuk piutang.

·         Payable, tipe untuk hutang.

·         Liquidity, tipe akun untuk kwajiban jangka pendeknya, misalnya kas terhadap kwajiban lancer,  contohnya membayar listrik, telepon, air PDAM, gaji karyawan dsb.

·         Consolidation, tipe akun untuk menggabungkan akun satu dengan akun yang lainnya untuk multy company  menjadi satu akun.

·         Closed, tipe akun yang tidak bisa digunakan.

Laporan Keuangan

            Dari susunan akun diatas akan didapatkan laporan-laporan keuangan yang pada umumnya. Laporan keuangan tersebut terdiri dari :

1.    General Ledger atau disebut buku besar adalah pencatatan transaksi-transaksi yang disusun berdasarkan jurnal-jurnal  tertentu (termasuk jurnal umum, jurnal khusus, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal kas, jurnal penyesuaian).

2.    Trial Balance atau disebut neraca saldo adalah laporan posisi keuangan yang terdapat dalam buku besar periode tertentu, fungsinya adlah dapat mengetahui apakah jurnal-jurnal yang telah dbuat sebelumnya penempatan debit dan kreditnya sudah benar atau belum.

3.    Balance Sheet adalah bagian dari laporan keuangan suatu entitas yang dihasilkan pada suatu periode akutansi yang menunjukan posisi keuangan entitas pada akhir periode tersebut. Neraca terdiri dari tiga unsur, yaitu : asset, liabilitas dan ekuitas yang dihubungkan dengan persamaan akutansi.

Asset = Liabiloity + Equity

Dari persamaan diatas laporan keuangan Balance Sheet sesuai namanya harus balance/seimbang , dimana Asset harus sama dengan liability +quity . agar nilainya sama maka Asset harus ditambah dengan nilai Profit/Loss.

4.    Profit and Loss adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akutansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. Sesuai dengan rumus profit and loss, jika minus (-) artinya Loss, jika positif (+) artinya Profit.

Profit and Loss = Income – Ekspense

STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS POKOK DEPARTEMEN ACCOUNTING & FINANCE (EDIT)

STRUKTUR ORGANISASI

DEPARTEMEN ACCOUNTING & FINANCE 
PT FLAMINGGO

Gambar flow chart struktur organisasi

Accounting Section Head

Sebagai Accounting Section Head adalah Membantu CEO dan manager accounting dan finance dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya, penyusunan laporan keuangan, penyusunan anggaran tahunan (RKAP), bahan penyusunan laporan manajemen.

TUGAS POKOK :

1.      Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, Sistem Informasi Keuangan.

2.      Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusahaan.

3.      Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.

4.      Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).

5.      Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan dan bentuk-bentuk pelaporan.

6.      Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi kepada Direksi.

7.       Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi, merger dan privatisasi.

8.      Mengevaluasi dan menyampaikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) kepada Direksi.

9.      Melaporkan kinerja manajemen unit operasi terhadap anggaran dan standar biaya dan memberikan penjelasan disertai rekomendasi perbaikan yang diperlukan.

10.  Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan, triwulanan dan tahunan.

11.  Memeriksa pengajuan Rencana Kebutuhan (RK) dan uang kas kecil (petty cash).

12.  Memberikan pertimbangan mengenai kebutuhan dana yang tidak tersedia alokasi anggarannya dan kebutuhan dana lain di luar anggaran.

13.  Menghitung harga pokok dan mengusulkan penetapan tarif.

14.   Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja serta rencana penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.

15.  Mengelola alat-alat pembayaran dan surat-surat berharga.

16.  Mengevaluasi penutupan asuransi dan tuntutan ganti rugi.

17.  Mengevaluasi perhitungan kewajiban perpajakan sesuai Undang- Undang Perpajakan.

18.  Menyelenggarakan program bantuan dan pembinaan terhadap Usaha Kecil dan Koperasi.

19.  Menyelenggarakan data base mitra binaan.

20.  Menyelenggarakan kegiatan bina lingkungan.

21.  Mengkoordinasikan penyelesaian piutang macet ke Direktorat Jenderal Piutang Lelang Negara, Komisaris dan Pemegang Saham.

22.  Melakukan kompilasi, analisis dan evaluasi piutang usaha dari unit usaha setiap bulan.

Finance Section Head

Finance Section Head atau kepala bagian keuangan bertanggungjawab untuk berkoordinasi dengan tim dan pihak-pihak terkait dalam melakukan tata kelola dan pengawasan transaksi keuangan, arus kas, pajak dan neraca keuangan perusahaan yang terkait dengan segala aktivitas usaha perusahaan dan hak-kewajiban dengan pihak ketiga di luar perusahaan.       

Memastikan perusahaan selalu menjalankan kaidah dan prosedur yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi, keuangan dan ketentuan pajak yang berlaku dengan melakukan pengawasan dan pencatatan seluruh transaksi keuangan kedalam jurnal perusahaan sesuai kaidah dan prinsip yang berlaku.

Tanggung Jawab Utama :

1.      Mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengukur kinerja keuangan perusahaan atas operasi harian seluruh bagian divisi dan departemen dalam perusahaan untuk tujuan perencanaan keuangan dan manajemen anggaran.

2.      Memantau dan menganalisis transaksi keuangan harian, bulanan dan tahunan dan dibandingkan dengan anggaran.

3.      Mengarahkan dan mengkoordinasikan pembiayaan utang dan pembayaran utang dengan lembaga eksternal.

4.      Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian dalam perusahaan untuk penyusunan laporan keuangan bulanan dan tahunan, perencanaan dan proyeksi keuangan sesuai rencana bisnis perusahaan.

5.      Melakukan analisa keuangan untuk membuat usulan pertimbangan bagi atasan untuk proses negosiasi kontrak dan pengambilan keputusan atas produk investasi, rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, anggaran dan target keuangan setiap bagian dan perusahaan secara keseluruhan, pembuatan kebijakan dan perbaikan prosedur.

6.      Menyajikan data keuangan yang diperlukan untuk komite perencanaan dan pembuatan kebijakan keuangan.

7.      Melakukan proses audit keuangan langsung dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan prosedural.

8.      Memastikan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi tercatat dalam pembukuan yang akurat dan benar.

9.      Memastikan dan menghitung kewajiban perpajakan yang timbul dari transaksi yang ada.

10.  Memastikan konsistensi penerapan sistem akuntansi yang telah ditetapkan baik oleh perusahaan sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia.

11.  Memastikan bahwa setiap pencatatan dalam pembukuan yang material dapat diungkapkan.

12.  Memastikan seluruh pencatatan akurat dan konsisten terhadap standar akuntansi keuangan yang berlaku.